اطلاعات اصلی سایت نباید فقط در اختیار طراح یا شرکت طراحی باشد
وقتی یک کسب‌وکار طراحی سایت خود را به یک طراح یا شرکت طراحی می‌سپارد، طبیعی است که بخش زیادی از امور فنی توسط همان مجموعه انجام شود. طراحی صفحات، تنظیمات فنی، رفع مشکلات و پشتیبانی می‌تواند نیازمند دسترسی‌هایی باشد که صاحب کسب‌وکار لزوماً به‌صورت روزمره از آن‌ها استفاده نمی‌کند.
اما میان واگذاری مسئولیت فنی و واگذاری کنترل اطلاعات اصلی سایت تفاوت مهمی وجود دارد.
صاحب کسب‌وکار باید بداند اطلاعات و دارایی‌های اصلی سایت کجا نگهداری می‌شوند، چه کسانی به آن‌ها دسترسی دارند و در صورت پایان همکاری چگونه می‌تواند کنترل سایت را در اختیار داشته باشد.
منظور از اطلاعات اصلی سایت چیست؟
اطلاعات اصلی سایت فقط نام کاربری و رمز عبور پنل مدیریت نیست.
بسته به نوع سایت، ممکن است اطلاعات مختلفی برای ادامه فعالیت، مدیریت یا انتقال آن ضروری باشند؛ از جمله:
* اطلاعات مربوط به دامنه
* اطلاعات هاست یا سرور
* فایل‌های سایت
* پایگاه داده
* حساب مدیریت سایت
* نسخه‌های پشتیبان
* اطلاعات سرویس‌های متصل
* اطلاعات مربوط به ابزارهای تحلیل و آمار
* اطلاعات حساب‌های مورد استفاده برای خدمات سایت
همه این موارد الزاماً نباید در اختیار همه افراد باشند؛ اما صاحب سایت باید بداند این دارایی‌ها وجود دارند و کنترل و دسترسی آن‌ها چگونه مدیریت می‌شود.
برای آشنایی دقیق‌تر با موضوع مالکیت این دارایی‌ها، مقاله (مالکیت دامنه، هاست و اطلاعات سایت چرا اهمیت دارد؟) را نیز ببینید.
[لینک داخلی: عبارت «مالکیت دامنه، هاست و اطلاعات سایت چرا اهمیت دارد؟» به مقاله «مالکیت دامنه، هاست و اطلاعات سایت چرا اهمیت دارد؟» لینک شود.]
چرا نگهداری اطلاعات فقط نزد طراح می‌تواند مشکل‌ساز شود؟
ممکن است در ابتدای همکاری هیچ مشکلی وجود نداشته باشد. شرکت طراحی سایت پروژه را اجرا می‌کند و صاحب کسب‌وکار نیز از خدمات آن استفاده می‌کند.
مشکل معمولاً زمانی نمایان می‌شود که شرایط تغییر کند.
برای مثال ممکن است:
* همکاری با شرکت طراحی پایان پیدا کند؛
* کسب‌وکار بخواهد پشتیبان جدیدی انتخاب کند؛
* شرکت طراحی فعالیت خود را متوقف کند؛
* مسئول پروژه تغییر کند؛
* سایت نیاز به انتقال به زیرساخت دیگری داشته باشد؛
* یا صاحب کسب‌وکار بخواهد مدیریت بیشتری بر دارایی‌های دیجیتال خود داشته باشد.
اگر اطلاعات اصلی فقط در اختیار ارائه‌دهنده قبلی باشد، یک مسئله مدیریتی ساده می‌تواند به مشکل فنی یا حتی حقوقی تبدیل شود.
بنابراین بهتر است وابستگی فنی با وابستگی مالکیتی اشتباه گرفته نشود.
آیا شرکت طراحی نباید به اطلاعات سایت دسترسی داشته باشد؟
خیر.
این برداشت درست نیست که برای حفظ مالکیت، شرکت طراحی نباید به هیچ اطلاعاتی دسترسی داشته باشد.
طراح یا متخصص فنی برای انجام وظایف خود ممکن است به دسترسی‌های مختلفی نیاز داشته باشد.
موضوع اصلی این است که دسترسی‌ها باید متناسب با مسئولیت فرد باشند و مشخص باشد چه کسی مالک اصلی دارایی است.
برای مثال، متخصص پشتیبانی ممکن است برای رفع یک مشکل به دسترسی مدیریتی نیاز داشته باشد؛ اما این موضوع به معنی انتقال مالکیت سایت به او نیست.
هدف، حذف دسترسی متخصص نیست؛ هدف، جلوگیری از وابستگی غیرضروری مالک به یک ارائه‌دهنده خاص است.
تفاوت دسترسی داشتن و مالک بودن
این دو مفهوم بسیار مهم هستند.
ممکن است یک شرکت طراحی به پنل مدیریت سایت دسترسی داشته باشد، اما مالک سایت نباشد.
همچنین ممکن است متخصص فنی اطلاعات هاست را برای انجام وظایف خود در اختیار داشته باشد، اما این موضوع به معنی مالک بودن او نسبت به هاست نیست.
در یک ساختار حرفه‌ای باید مشخص باشد:
چه کسی مالک است؟
چه کسی مدیریت می‌کند؟
چه کسی پشتیبانی می‌کند؟
چه کسی به هر بخش دسترسی دارد؟
وقتی این نقش‌ها از یکدیگر تفکیک شوند، هم امنیت بهتر مدیریت می‌شود و هم احتمال اختلاف کاهش پیدا می‌کند.
اگر طراح سایت رمزها را نگهداری کند چه؟
نگهداری برخی اطلاعات توسط شرکت پشتیبان می‌تواند در شرایط مشخص بخشی از فرآیند کاری باشد؛ اما بهتر است صاحب کسب‌وکار از وجود این اطلاعات و نحوه مدیریت آن‌ها آگاه باشد.
مشکل زمانی ایجاد می‌شود که صاحب سایت حتی نداند:
* چه حساب‌هایی ایجاد شده‌اند؛
* این حساب‌ها با چه ایمیلی ساخته شده‌اند؛
* چه کسی مالک آن‌هاست؛
* اطلاعات بازیابی کجا قرار دارد؛
* یا در صورت پایان همکاری چگونه باید آن‌ها را منتقل کرد.
بهتر است اطلاعات اصلی در ساختاری مدیریت شوند که در صورت تغییر تیم فنی، امکان انتقال و بازیابی آن‌ها وجود داشته باشد.
چرا ایمیل مورد استفاده برای حساب‌ها مهم است؟
یکی از جزئیاتی که گاهی نادیده گرفته می‌شود، ایمیلی است که برای ایجاد حساب‌های اصلی استفاده می‌شود.
اگر یک حساب مهم سایت با ایمیل شخصی طراح یا کارمند شرکت طراحی ایجاد شده باشد، تغییر همکاری می‌تواند فرآیند بازیابی یا انتقال آن حساب را دشوار کند.
برای همین بهتر است حساب‌های اصلی کسب‌وکار، تا حد امکان با ایمیل‌هایی که تحت کنترل خود مجموعه هستند ایجاد شوند.
موضوع اهمیت ایمیل اختصاصی را در مقاله (ایمیل اختصاصی برای مدیریت سایت چه اهمیتی دارد؟) بررسی خواهیم کرد.
[لینک داخلی: عبارت «ایمیل اختصاصی برای مدیریت سایت چه اهمیتی دارد؟» به مقاله «ایمیل اختصاصی برای مدیریت سایت چه اهمیتی دارد؟» لینک شود؛ این مقاله هنوز تولید نشده است.]
وابستگی بیش از حد به یک طراح چه خطری دارد؟
وابستگی به یک متخصص همیشه به معنی مشکل نیست.
یک کسب‌وکار ممکن است سال‌ها از خدمات یک شرکت طراحی استفاده کند و از همکاری خود نیز رضایت داشته باشد.
مسئله زمانی ایجاد می‌شود که ادامه فعالیت سایت به حضور همان فرد یا شرکت وابسته باشد.
اگر برای کوچک‌ترین تغییر، انتقال یا بازیابی اطلاعات مجبور باشیم فقط به یک شخص مراجعه کنیم، کنترل واقعی سایت تا حدی از صاحب آن فاصله گرفته است.
سایت حرفه‌ای باید طوری مدیریت شود که حتی در صورت تغییر تیم فنی، امکان ادامه فعالیت وجود داشته باشد.
آیا این موضوع به معنی بی‌اعتمادی به طراح سایت است؟
خیر.
شفاف بودن مالکیت و دسترسی‌ها نباید به‌عنوان بی‌اعتمادی به طراح یا شرکت طراحی تلقی شود.
همان‌طور که یک شرکت ممکن است حساب‌های مالی، اسناد و قراردادهای خود را با دسترسی‌های مشخص مدیریت کند، دارایی‌های دیجیتال نیز به ساختار مشخصی نیاز دارند.
اتفاقاً یک شرکت طراحی حرفه‌ای باید بتواند از ابتدا این موضوع را برای مشتری روشن کند و در زمان تحویل پروژه، اطلاعات و دسترسی‌های لازم را به شکل منظم ارائه دهد.
شفافیت، به نفع هر دو طرف است.
هنگام تحویل سایت چه چیزهایی باید مشخص باشد؟
در زمان تحویل پروژه بهتر است فقط ظاهر سایت بررسی نشود.
صاحب کسب‌وکار باید بداند:
* سایت روی چه زیرساختی قرار دارد؛
* دامنه چگونه مدیریت می‌شود؛
* هاست در کجا قرار دارد؛
* حساب مدیریت سایت چگونه در اختیار اوست؛
* نسخه پشتیبان چگونه تهیه می‌شود؛
* چه سرویس‌هایی به سایت متصل هستند؛
* چه افرادی دسترسی مدیریتی دارند؛
* اطلاعات مهم در چه محلی نگهداری می‌شوند.
البته همه اطلاعات نباید الزاماً در یک فایل ساده با رمزهای عبور ذخیره شوند. برای اطلاعات حساس، روش نگهداری امن اهمیت زیادی دارد.
هدف از تحویل حرفه‌ای این است که صاحب کسب‌وکار تصویر کاملی از دارایی‌های سایت و نحوه کنترل آن‌ها داشته باشد.
بعد از پایان همکاری چه اتفاقی باید بیفتد؟
اگر همکاری با طراح یا شرکت پشتیبان تمام شود، بهتر است امکان تغییر دسترسی‌ها و انتقال مسئولیت وجود داشته باشد.
این موضوع شامل مواردی مانند:
* حذف دسترسی‌های غیرضروری؛
* تغییر اطلاعات ورود در صورت نیاز؛
* انتقال مسئولیت حساب‌ها؛
* تهیه نسخه پشتیبان؛
* تحویل اطلاعات ضروری؛
* و بررسی سرویس‌های متصل به سایت
می‌شود.
البته نحوه انجام این کار به ساختار هر پروژه بستگی دارد.
نکته مهم این است که پایان همکاری نباید به معنی از دست رفتن کنترل سایت باشد.
دسترسی‌ها را بر اساس نقش‌ها مدیریت کنید
بهتر است هر فرد بر اساس وظیفه خود دسترسی داشته باشد.
برای مثال ممکن است:
* مدیر محتوا فقط به بخش محتوایی سایت دسترسی داشته باشد؛
* متخصص فنی دسترسی‌های لازم برای پشتیبانی را داشته باشد؛
* مدیر کسب‌وکار به اطلاعات مدیریتی و دارایی‌های اصلی دسترسی داشته باشد.
این روش هم امنیت را بهتر می‌کند و هم مشخص می‌کند چه کسی مسئول چه بخشی است.
موضوع مدیریت دسترسی‌ها را در مقاله (مدیریت دسترسی کاربران سایت چگونه انجام می‌شود؟) به‌صورت تخصصی بررسی خواهیم کرد.
[لینک داخلی: عبارت «مدیریت دسترسی کاربران سایت چگونه انجام می‌شود؟» به مقاله «مدیریت دسترسی کاربران سایت چگونه انجام می‌شود؟» لینک شود؛ این مقاله هنوز تولید نشده است.]
پشتیبان‌گیری؛ راهی برای کاهش وابستگی
یکی از اطلاعات مهمی که نباید نادیده گرفته شود، نسخه پشتیبان سایت است.
اگر فایل‌ها و پایگاه داده سایت فقط در یک محل نگهداری شوند و نسخه دیگری از آن‌ها وجود نداشته باشد، در صورت بروز مشکل ممکن است بازیابی سایت دشوار شود.
داشتن نسخه پشتیبان مناسب باعث می‌شود کسب‌وکار در صورت خرابی، خطای انسانی یا برخی مشکلات فنی، گزینه‌ای برای بازگردانی اطلاعات داشته باشد.
موضوع بکاپ را در مقاله (بکاپ سایت چیست و چرا ضروری است؟) به‌صورت کامل بررسی خواهیم کرد.
[لینک داخلی: عبارت «بکاپ سایت چیست و چرا ضروری است؟» به مقاله «بکاپ سایت چیست و چرا ضروری است؟» لینک شود؛ این مقاله هنوز تولید نشده است.]
یک شرکت طراحی حرفه‌ای چه رویکردی باید داشته باشد؟
شرکت طراحی سایت حرفه‌ای نباید مالکیت و اطلاعات مشتری را به‌عنوان ابزاری برای ایجاد وابستگی نگه دارد.
بهتر است از ابتدای پروژه مشخص باشد:
* چه چیزی متعلق به مشتری است؛
* چه اطلاعاتی برای اجرای پروژه موردنیاز است؛
* چه دسترسی‌هایی در اختیار تیم فنی قرار می‌گیرد؛
* اطلاعات چگونه نگهداری می‌شوند؛
* و در پایان همکاری چه مواردی باید تحویل داده شوند.
چنین رویکردی باعث می‌شود رابطه میان کارفرما و طراح بر پایه خدمت و تخصص شکل بگیرد، نه وابستگی اجباری.
آیا صاحب سایت باید همه مسائل فنی را خودش بداند؟
قطعاً نه.
صاحب یک فروشگاه اینترنتی لازم نیست متخصص سرور، امنیت یا برنامه‌نویسی باشد.
همان‌طور که یک مدیر برای مسائل مالی یا حقوقی از متخصص کمک می‌گیرد، می‌تواند برای مسائل فنی سایت نیز از متخصص استفاده کند.
آنچه اهمیت دارد این است که ندانستن مسائل فنی با نداشتن کنترل مالکیتی اشتباه نشود.
صاحب کسب‌وکار می‌تواند امور فنی را کاملاً به متخصص بسپارد، اما همچنان مالکیت و کنترل دارایی‌های اصلی خود را حفظ کند.
جمع‌بندی
اطلاعات اصلی سایت نباید به شکلی مدیریت شوند که صاحب کسب‌وکار برای کنترل، انتقال یا ادامه فعالیت سایت به یک طراح یا شرکت خاص وابسته باشد.
این موضوع به معنی حذف دسترسی متخصصان نیست. یک سایت برای نگهداری و توسعه به افراد متخصص نیاز دارد؛ اما بهتر است میان مالکیت، مدیریت و دسترسی فنی تفاوت روشنی وجود داشته باشد.
یک ساختار حرفه‌ای باعث می‌شود صاحب کسب‌وکار بداند چه دارایی‌هایی دارد، چه کسانی به آن‌ها دسترسی دارند و در صورت تغییر شرایط چگونه می‌تواند کنترل سایت را حفظ کند.
در نهایت، اعتماد به طراح سایت بسیار ارزشمند است، اما یک کسب‌وکار حرفه‌ای نباید مالکیت و کنترل دارایی‌های دیجیتال خود را صرفاً بر پایه اعتماد بنا کند. شفافیت اطلاعات، تعریف دسترسی‌ها و امکان انتقال سایت، بخشی از مدیریت صحیح یک دارایی دیجیتال است.
